Yhdistyksen johtaminen ja kehittäminen

Yhdistyksellä on oltava hallitus, jolla on yhdistyksen säännöissä määritellyt tehtävät, lakimääräiset tehtävät, lain mukaan mahdolliset tehtävät sekä muita tehtäviä.

Hallituksen vastuulla ovat lakimääräisesti seuraavat tehtävät:

• Jäsenluettelon pitäminen (yhdistyslaki 11§)
• Yhdistyksen kokouksen koolle kutsuminen (yhdistyslaki 20§)
• Yhdistyksen edustajana toimiminen (yhdistyslaki 35§)
• Kirjanpidosta ja varainhoidosta huolehtiminen (yhdistyslaki § 35)
• Yhdistyksen omaisuuden luovuttaminen konkurssiin (yhdistyslaki 61§)
• Tilinpäätöksen allekirjoittaminen (kirjanpitolaki 3 luku 7§)
• Tilintarkastuksen tekemisestä huolehtiminen (tilintarkastuslaki 3 luku 5§)
• Toiminnantarkastajan avustaminen (yhdistyslaki § 38)
• Toimiminen purkautuneen yhdistyksen selvitysmiehenä (yhdistyslaki 40§)

Yllä mainitut lait löydät:

Yhdistyslaki, linkki Finlexin sivuille

Kirjanpitolaki, linkki Finlexin sivuille

Tilintarkastuslaki, linkki Finlexin sivuille

Yhdistyksen hallituksella on monenlaisia tehtäviä lakisääteisten ja säännöissä määrättyjen lisäksi. Näitä ovat esimerkiksi:

• Yhdistyksen muu edustaminen
• Etulinjan tukeminen
• Päätösten toimeenpano
• Juoksevien asioiden hoito
• Sisäisen toiminnan valvonta ja johto
• Yhdistyksen päätösten valvonta
• Aloitteiden tekeminen yhdistyksen toiminnan kehittämiseksi

Puheenjohtajan rooli
Puheenjohtaja on yhdistyksen tärkein toimihenkilö. Hänen tehtävänsä on huolehtia kokonaisuudesta eli siitä, että yhdistys toteuttaa yhdistyksen perustehtäviä. Puheenjohtaja johtaa ja valvoo sekä kehittää hallituksen työskentelyä. Hän toimii myös yhdistyksen keulakuvana jonka tehtäviin kuuluvat edustaminen, verkostoituminen ja yhteistyö erilaisten sidosryhmien kanssa. Puheenjohtaja vastaa yhdessä hallituksen kanssa toiminnan suunnittelusta, kehittämisestä ja arvioinnista.

Puheenjohtajan on hyvä yhdessä hallituksen kanssa sopia toimivasta työnjaosta, jotta kukaan ei kuormitu liikaa. Hyvä puheenjohtaja osaa hyödyntää hallituksen ja yhdistyksen jäsenten ja vapaaehtoisten osaamista ja innokkuutta ja jakaa tehtäviä ja vastuita toimijoiden taitojen, ajankäyttömahdollisuuksien ja kiinnostuksen kohteiden mukaisesti. Vastuun antaminen ja jakaminen sopivan kokoisissa palasissa myös sitouttaa ja motivoi toimijoita, eikä kaikki ole yhden toimijan harteilla. Puheenjohtaja näyttää esimerkkiä omalla innostuksellaan ja toiminnallaan ja luo yhdistykseen avointa ja arvostavaa ilmapiiriä.

Niitä tehtäviä, jotka eivät ole lakisääteisiä, voidaan jakaa yhdistyksen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan tai muiden hallituksen jäsenten kesken.

Puheenjohtajan lakisääteiset, yhdistyslaissa määritellyt tehtävät

• Toimii yhdistyksen virallisena nimenkirjoittajana. Yhdistyksen omat säännöt määrittelevät sen, toimiiko puheenjohtaja nimenkirjoittajana yksin vai yhdessä jonkun toisen nimenkirjoittajan kanssa.
• Vastaa yhdistysrekisteriin yhdistystoiminnasta: Perusilmoituksen allekirjoitus, kun kyseessä on uusi, perustettava yhdistys. Ilmoitus sääntömuutoksista sekä hallituksen puheenjohtajan ja nimenkirjoittajien vaihtumisesta tehtävän muutosilmoituksen allekirjoittaminen. Yhdistyksen purkautumisesta tehtävän
  purkautumisilmoituksen allekirjoitus.

Yllä mainitut lain määrittämät tehtävät eivät työllistä puheenjohtajaa merkittävästi. Yhdistyksen puheenjohtajan tehtävät keskittyvät käytännössä hallituksen ja sen työskentelyn johtamiseen sekä ulkoisten suhteiden hoitamiseen. Alla on listattu puheenjohtajan muita tehtäviä. Moni tehtävä on sellainen, joita puheenjohtaja voi (ja kannattaa) delegoida muiden tehtäväksi tai voidaan sopia tehtävien hoitamisesta esimerkiksi työpareina.

Puheenjohtajan muita tehtäviä

• On ensisijaisesti vastuussa hallituksen toiminnasta ja yhteisvastuullisesti hallituksen kanssa yhdistyksen toiminnasta
• Johtaa hallituksen työtä: päätösten valmistelu, kokousten koolle kutsuminen ja johtaminen, tehtävien jakaminen ja päätösten toteutusten seuranta
• Laatii yhdessä sihteerin kanssa kokousten esityslistat sekä vastaa siitä, että pöytäkirjat laaditaan
• Toimii yhdistyksen keulakuvana
• Edustaa yhdistystä eri tilaisuuksissa ja verkostoissa
• Huolehtii siitä, että sääntömääräiset tehtävät tulevat hoidetuiksi
• Vastaa yhdessä hallituksen kanssa vuosikertomusehdotuksen laadinnasta
• Laatii yhdessä rahastonhoitajan / kirjanpitäjän kanssa tilinpäätösehdotuksen
• Hyväksyy laskut

Koulutuspolku

• Mahdollinen edeltävä puheenjohtaja perehdyttää
• Reumaliiton hallituskoulu
• Reumaliiton Hallitustreffit (vuosittain)
• Reumaliiton Järjestöpäivät (joka toinen vuosi)
• Vapaaehtoisjohtaja – ja Yhdistyskehittäjä -verkkokoulutukset (Reumaliitto ja Opintokeskus Sivis)
• Reumaliiton jäsenyhdistysten puheenjohtajakahvit (etäyhteyksin)
• Opintokeskus Siviksen koulutustarjonta mm. Yhdistystoimija-opiskelumateriaali, hyvät kokouskäytännöt yhdistystoiminnassa.

Tutustu tarkemmin Siviksen koulutustarjontaan tästä linkistä.

Tutustu ja perehdy

Puheenjohtajan on syytä perehtyä ainakin seuraaviin: Yhdistyksen omat säännöt, yhdistyksen toimintakertomus, toimintasuunnitelma,  talousarvio ja tilinpäätös kokonaisuudessaan sekä yhdistyslaki.

Yhdistysten hyvä hallintotapa -suosituksen löydät tämän linkin takaa.

Tukea puheenjohtajalle antavat

• Yhdistyksen hallitus
• Reumaliiton työntekijät
• Reumaliiton jäsenyhdistysten puheenjohtajakahvit
• Koulutukset
• Mahdolliset kunnan / kaupungin / hyvinvointialueen järjestötoiminnan verkostot

Varapuheenjohtajan tehtävät

Varapuheenjohtaja on puheenjohtajan tuki. Varapuheenjohtajan tehtävänä on toimia puheenjohtajan sijaisena silloin, kun tämä on estynyt hoitamasta tehtäväänsä. Varapuheenjohtaja voi siten kutsua hallituksen kokouksen koolle sekä johtaa kokousta. Hyvää käytäntöä on se, että varapuheenjohtaja avustaa puheenjohtajaa eri tehtävissä sen mukaan, mitä yhdistyksen hallituksessa sovitaan. Puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja voivat myös keskenään jakaa puheenjohtajalle
kuuluvia tehtäviä. Varapuheenjohtajan on siis hyvä perehtyä yhdistyksen asioihin yhtä huolellisesti ja laajasti kuin puheenjohtajankin.

Alla muistilistaa uuden puheenjohtajan toiminnan aloittamisen tueksi. Kaikkia listattuja asioita puheenjohtajan ei tarvitse tehdä itse, tehtäviä kannattaa jakaa. Puheenjohtaja kuitenkin johtaa hallituksen työtä.

• Käy perehdytyskeskustelu edellisen puheenjohtajan kanssa ja selvitä, mitä tehtäviä edelliseltä hallitukselta on mahdollisesti jäänyt kesken.
• Tutustu huolellisesti yhdistyksen sääntöihin, vuosikertomukseen,  toimintasuunnitelmaan sekä talousarvioon ja tilinpäätökseen.
• Kutsu hallituksen järjestäytymiskokous koolle.
• Lähetä Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) yhdistysrekisteriin tieto yhdistyksen nimenkirjoittajan /-kirjoittajien muutoksesta.
• Huolehdi siitä, että hallituksen muuttuneet yhteystiedot päivitetään Reumaliiton Kilta-rekisteriin. Apua saat yhdistyksen jäsenasioiden hoitajalta sekä Reumaliitosta. Muuttuneet yhteystiedot on hyvä päivittää myös yhdistyksen yhteistyötahoille.
• Tee tilinkäyttöoikeuksien muutokset pankkiin. Tarvitset mukaan pöytäkirjanotteen hallituksen kokouksesta, jossa on päätetty tilinkäyttöoikeuksien siirtämisestä uusille henkilöille. Muista myös poistaa edellisten toimijoiden tilinkäyttöoikeudet.
• Huolehdi siitä, että uuden hallituksen sähköpostilista tai muu yhteydenpitolista esim. WhatsApp päivitetään.
• Huolehdi muuttuneiden yhteystietojen päivittämisestä yhdistyksen www-sivuille ja sosiaaliseen mediaan.
• Kertaa ja käy hallituksen kanssa läpi yhdistyksen säännöt, toimintasuunnitelma ja talousarvio.
• Keskustelkaa ja tehkää päätös hallituksen kanssa työnjaosta, kenen tehtävänä on huolehtia mistäkin asiasta.
• Sopikaa hallituksen kanssa yhteisistä pelisäännöistä, kuten miten usein kokoonnutaan ja millä tavoin. Sopikaa myös hallituksen keskustelutavoista ja hyvän ilmapiirin luomisesta ja ylläpitämisestä. Apuna voi käyttää Reumaliiton Reilun käytöksen kymppi -huoneentaulua sekä Reumaliiton itsearviointi-työkalua.
• Välitä tärkeät paperit, tiedot ja taidot edellisiltä hallituksen jäseniltä uusille.
• Tehkää yhdessä hallituksen toiminnan vuosikello, tukena voi käyttää Reumaliiton vuosikelloa.
• Huolehdi siitä, että hallitus kokoontuu riittävän usein vuoden aikana ja että kaikista kokouksista tehdään pöytäkirja ja ne arkistoidaan asianmukaisesti. Vasta kun pöytäkirja on tarkastettu ja allekirjoitettu, siitä tulee virallinen dokumentti, joka kertoo, mitä kokouksissa on päätetty ja minkä mukaisesti toimitaan.
• Osallistu ja aktivoi hallituksen ja yhdistyksen toimijoita Reumaliiton toimintaan ja koulutuksiin. Tutustukaa myös esimerkiksi Opintokeskus Siviksen koulutuksiin.

Sihteerin rooli

Puheenjohtajan työparina toimii yleensä yhdistyksen sihteeri. Sihteerin tehtäviä ei ole mainittu yhdistyslaissa, mutta yleensä hänelle kuuluu kirjallisia käytännön tehtäviä. Hallitus valitsee sihteerin yhdistyksen sääntöjen mukaan joko joukostaan tai sen ulkopuolelta.

Sihteerin rooli on merkittävä toimivan yhdistyksen kannalta. Puheenjohtajan ja sihteerin keskinäinen työnjako riippuu yhdistyksessä vallitsevasta toimintakulttuurista ja tutuksi tulleista toimintatavoista. Sujuvan työskentelyn ja hyvän ilmapiirin vuoksi työnjaosta kannattaa käydä avointa keskustelua henkilöiden vaihtuessa, sekä palata niihin aika ajoin ja tarkistaa, kaipaavatko toimintatavat päivitystä.

Alla on listattu yleisimpiä sihteerin tehtäviä. Tehtävissä voi kuitenkin olla yhdistyskohtaisia eroja. Tärkeintä on, että omassa yhdistyksessä selkeästä tehtävänjaosta on sovittu, jolloin kaikkien on helpompi ja mukavampi toimia.

Sihteerin tehtäviä

• Kokousten valmistelu, esitys- / asialistojen sekä kokouskutsujen laatiminen yhdessä puheenjohtajan kanssa
• Kokousten pöytäkirjojen laatiminen
• Kokouksissa puheenjohtajan apuna toimiminen, hallituksen kokouksissa sihteerinä toimiminen
• Kokousjärjestelyistä huolehtiminen
• Tarvittavien ilmoitusten tekeminen viranomaisille ja Reumaliittoon yhdessä puheenjohtajan kanssa
• Vuosikertomuksen ja toimintasuunnitelman luonnoksen laatiminen yhdessä puheenjohtajan kanssa
• Asiakirjojen asianmukainen arkistoiminen
• Muita hallinnollisia tehtäviä, kuten tilastointi, monistukset, postitus, kirjeenvaihto
• Tiedotteiden, anomusten ja muiden asiakirjojen laatiminen ja toimittaminen asianomaisille
• Muita mahdollisia tehtäviä, joita on yhdistyskohtaisesti sovittu

Koulutuspolku

• Mahdollinen edeltävä sihteeri perehdyttää
• Reumaliiton hallituskoulu
• Reumaliiton Hallitustreffit (vuosittain)
• Reumaliiton Järjestöpäivät (joka toinen vuosi)
• Yhdistyskehittäjä -verkkokoulutus (Reumaliitto ja Opintokeskus Sivis)
• Reumaliiton jäsenyhdistysten sihteerien tapaamiset Teamsissa
• Opintokeskus Siviksen koulutustarjonta, mm. Yhdistystoimija-opiskelumateriaali ja hyvät kokouskäytännöt yhdistystoiminnassa

Tutustu ja perehdy

Sihteerin on syytä perehtyä ainakin seuraaviin: Yhdistyksen omat säännöt, yhdistyksen vuosikertomus, toimintasuunnitelma,  talousarvio ja tilinpäätös kokonaisuudessaan sekä yhdistyslaki. Kannattaa tutustua myös Yksityiset Keskusarkistot – Arkistointioppaaseen sekä alempana jäsenasioiden hoitajan kohdalla mainittuihin tietosuojaan liittyviin materiaaleihin.

Tukea sihteerille antavat

• Yhdistyksen hallitus
• Reumaliiton työntekijät
• Reumaliiton jäsenyhdistysten sihteerien tapaamiset
• Koulutukset
• Mahdolliset kunnan / kaupungin / hyvinvointialueen järjestötoiminnan verkostot

Rahastonhoitajan rooli

Rahaston-/taloudenhoitaja on hallituksen sääntömääräinen toimihenkilö, jonka hallitus valitsee keskuudestaan tai sen ulkopuolelta. Mikäli hän on valittu hallituksen ulkopuolelta, hänellä on hallituksen kokouksissa ainoastaan puheoikeus, ei äänioikeutta.

Rahastonhoitajan vastuulla on yhdistyksen varojen ja raha-asioiden käytännön hoitaminen yhteistyössä puheenjohtajan kanssa. Rahastonhoitaja hoitaa yhdistyksen rahavaroja (pankkitilit, käteiskassa, maksuvalmius, mahdollinen korkotuoton seuraaminen). Yhdistyksen pankkitilin tilinkäyttöoikeus on yleensä rahastonhoitajalla ja puheenjohtajalla. Rahastonhoitaja myös avaa ja lopettaa pankkitilin hallituksen päätöksellä. Hallituksen kokouksissa rahastonhoitaja antaa sovituin määräajoin selvityksen yhdistyksen taloudesta. Rahastonhoitaja vastaa yhdistyksen kirjanpidosta. Jos kirjanpidon hoitaa esimerkiksi tilitoimisto, huolehtii rahastonhoitaja, että kaikki tulo- ja menotositteet ovat tallessa ja asianmukaisia. Rahastonhoitaja valmistelee talousarvio- ja tilinpäätösesityksen yhdessä puheenjohtajan kanssa.

Rahastonhoitajan tehtävät

• Maksuliikenteen hoitaminen
• Kirjanpidon hoitaminen tai tilitoimiston yhteyshenkilönä toimiminen (mikäli kirjanpidon hoitaa tilitoimisto)
• Kirjanpidon ja tositemateriaalin säilyttämisestä ja arkistoinnista vastaaminen
• Käteiskassan ja pankkitilin /-en hoitaminen
• Tilinpäätösluonnoksen laatiminen yhdessä puheenjohtajan kanssa
• Talousarvion laatiminen yhdessä puheenjohtajan kanssa
• Talousarvion toteutumisen seuraaminen ja hallituksen ajan tasalla pitäminen
• Luonnoksen laatiminen veroilmoitukseksi (jos yhdistyksen kuuluu sellainen tehdä) sekä mahdollisten korvausten ilmoittaminen tulorekisteriin

Koulutuspolku

• Mahdollinen edeltävä rahastonhoitaja perehdyttää
• Reumaliiton hallituskoulu
• Reumaliiton jäsenyhdistysten rahastonhoitajien tapaamiset Teamsissa
• Opintokeskus Siviksen koulutustarjonta, mm. hyvät kokouskäytännöt yhdistystoiminnassa sekä Yhdistystoimija-opiskelumateriaali ja siinä erityisesti taloushallinto-osio

Tutustu ja perehdy

Rahastonhoitajan on syytä perehtyä ainakin seuraaviin: Yhdistyksen omat säännöt, yhdistyksen vuosikertomus, toimintasuunnitelma,  talousarvio ja tilinpäätös kokonaisuudessaan.

Seuraavat lait ovat hyödyllisiä rahastonhoitajan tehtävissä:

Yhdistyslaki, linkki Finlexin sivuille

Kirjanpitolaki, linkki Finlexin sivuille

Kirjanpitoasetus, linkki Finlexin sivuille

Tilintarkastuslaki, linkki Finlexin sivuille

Rahankeräyslaki, linkki Finlexin sivuille

Tulorekisteri, linkki sivustolle

Tuloverolaki, linkki Finlexin sivuille

Arpajaislaki, linkki Finlexin sivuille

Tutustu myös:
Eurot ojennukseen – Yhdistyksen talousopas, PDF (Ossi Viljakainen, KSL ry)

Liikuntavastaavan roolin kuvaus on tulossa tähän myöhemmin.

Jäsenasioiden hoitajan rooli
Yhdistyslain mukaan yhdistyksen on pidettävä jäsenistään luetteloa, joka on henkilörekisteri. Yhdistyksen jäsenluettelo on laissa määritelty henkilörekisteri. Tätä tehtävää varten on yhdistyksessä hyvä olla vastuuhenkilö, eli jäsenasioiden hoitaja. Jäsenasioiden hoitajana voi toimia joku (tai jotkut – jäsenasioiden hoitajana olisi hyvä olla nimettynä kaksi henkilöä) hallituksen jäsenistä taikka hän voi olla hallituksen, jopa yhdistyksen ulkopuolinen henkilö. Jäsenasioiden hoitaja on rooli, ei luottamustoimi. Näin ollen rooli merkitään Kilta-rekisterissä välilehdellä Rooli.

Hallitus valitsee jäsenasioiden hoitajan yhdistyksen sääntöjen mukaan joko joukostaan tai sen ulkopuolelta. Tämän jälkeen hallituksen puheenjohtaja ja valittu jäsenasioiden hoitaja allekirjoittavat Kilta-rekisterin salassapitosopimuksen, jonka voi pyytää liiton Kilta-rekisterin pääkäyttäjältä. Sopimus lähetetään liittoon ja liitosta toimitetaan sähköpostitse jäsenasioiden hoitajalle henkilökohtaiset Kilta-tunnukset.

Alla on listattu yleisimpiä jäsenasioiden hoitajan tehtäviä. Tehtävässä voi kuitenkin olla yhdistyskohtaisia eroja. Tärkeintä on, että omassa yhdistyksessä on sovittu selkeästä tehtävänjaosta, jolloin kaikkien on helpompi ja mukavampi toimia.

Jäsenasioiden hoitajan tehtäviä

• Toimii yhdistyksen jäsenrekisterijärjestelmän pääkäyttäjänä
• Hoitaa yhdistyksen jäsenasiat huolehtimalla siitä, ettei luettelossa ole virheellisiä, epätäydellisiä tai vanhentuneita tietoja
• Jäsenten omien tietojen ylläpito
• Opastaa jäsenyyteen liittyvissä kysymyksissä ja lähettää jäsenelle tarvittaessa jäsenkortin ja jäsenlaskun
• Hyväksyy Kiltaan tulleet yhdistyksen jäsenhakemukset, kirjaa uudet jäsenet ja päättää eronneet jäsenet
• Huolehtii uuden jäsenen tervetuloa-toivotuksesta ja muusta Kilta-rekisterin kautta hoidettavasta viestinnästä jäsenistölle
• Vastaa siitä, että yhdistyksen tiedot ovat ajan tasalla (kuten yhteystiedot, hallituksen puheenjohtajan ja jäsenten sekä roolissa olevien tiedot, jäsenmaksun suuruus, laskutustiedot ja -kuukausi)
• Toimittaa hallituksen kokoukseen raportin liittyneistä jäsenistä hallituksen hyväksyttäväksi ja esittelee mahdolliset jäsenasiat hallituksen kokouksessa
• Tuottaa yhdistystoiminnan kannalta tarpeelliset Killasta löytyvät raportit (mm. tilastotietoa eri diagnoosien määristä, ikäryhmistä) hyödynnettäväksi toimintaa suunniteltaessa
• Huolehtii siitä, että rekisterin suhteen noudatetaan tietosuoja-asetuksia
• Toimii aktiivisesti jäsenhankinta-asioissa muiden yhdistysaktiivien kanssa

Koulutuspolku

• Mahdollinen edeltävä jäsenasioiden hoitaja perehdyttää
• Perehtymällä Reumaliiton Kilta-käyttöohjeeseen
• Reumaliiton järjestämän Kilta-koulutus
• Reumaliiton jäsenyhdistysten jäsenasioiden hoitajien tapaamiset Teamsissa

Tutustu näihin

• Yhdistyksen omat säännöt
• Yhdistyslaki, linkki Finlexin sivuille
• Usein kysyttyä yhdistystoiminnasta, linkki tietosuojavaltuutetun toimiston sivuille
• Henkilötietojen käsittely yhdistystoiminnassa, linkki tietosuojavaltuutetun toimiston julkaisemaan oppaaseen (PDF)
• Seloste käsittelytoimista, linkki tietosuojavaltuutetun toimiston sivuille

Tukea jäsenasioiden hoitajalle antavat

• Yhdistyksen hallitus
• Reumaliiton Kilta-rekisterin pääkäyttäjä
• Reumaliiton henkilökunta
• Mahdolliset kunnan / kaupungin järjestötoiminnan verkostot

Alla listattuna muita mahdollisia vastuuhenkilöitä yhdistyksen toiminnassa. Yhdistyksellä voi olla muitakin, hallituksen nimeämiä vastuuhenkilöitä tai rooleja.

• Kirjanpitäjä
  Laatii tilikirjanpidon kirjanpitolain mukaisesti sekä laatii yhdessä rahastonhoitajan/puheenjohtajan kanssa talousarvion ja -taloussuunnitelman
• Tilin-/toiminnantarkastaja (-t)
  Yhdistyksen kokous valitsee tilintarkastajat/toiminnantarkastajat vuosittain. Sääntöjen mukaan 1-2 tilintarkastajaa/ toiminnantarkastajaa ja varahenkilöt. Nämä eivät voi olla hallituksen jäseniä, eivätkä myöskään hallituksen jäsenen sukulaisia.
  Tarkastaa yhdistyksen vuosikertomuksen ja tilikirjanpidon.
  Antaa kirjallisen lausunnon yhdistyksen toiminnan laillisuudesta, jonka perusteella yhdistyksen kokous voi antaa vastuuvapauden kuluneesta toimintavuodesta hallitukselle.
• Tiedotusvastaava
• Vaikuttamisen ja / tai edunvalvonnan vastaava
• It-vertaisneuvoja
• Lasten / nuorten toiminnan vastaava
• Reumalasten vanhempien toimintoja koordinoiva
• Postin vastaanottaja