Hallituksen itsearviointi

Lähde kehittämään yhdistyksesi toimintaa sen omista tarpeista ja nykytilasta käsin!

Itsearviointi on tarkoitettu yhdistyksen hallituksen jäsenille oman toiminnan arviointiin, vahvuuksien esille nostamiseen ja kehittämistarpeiden hahmottamiseen. Arvioinnin tulosten käsittelyn yhteydessä hallitus tarkastelee havaittuja kehittämistarpeita sekä valitsee niistä itselleen sopivimmat hyviksi katsomalleen ajanjaksolle.

Itsearvioinnin tekeminen ei sido tai velvoita yhdistystä mihinkään.

Itsearvioinnin toteuttamisesta järjestetään Teamsin välityksellä infotilaisuuksia keväisin ja syksyisin. Seuraavat infot:

• Tiistai 20.8. klo 17–18, lue lisää ja ilmoittaudu mukaan
• Keskiviikko 18.9. klo 10–11, lue lisää ja ilmoittaudu mukaan
• Torstai 10.10. klo 17–18, lue lisää ja ilmoittaudu mukaan

Tilaisuudet ovat samansisältöisiä. Itsearvioinnin voi tilata ja ottaa käyttöön ilman infotilaisuuteen osallistumistakin.

Itsearvioinnin tilaaminen on mahdollista tammi-huhtikuussa sekä elo-marraskuussa. Kevään 2024 osalta tilauslomake on sulkeutunut 18.4. Tilauksia voi tehdä jälleen 15.8. alkaen.

Itsearviointiprosessin sisältö

• Sähköisesti täytettävä itsearviointilomake, jonka yhdistyksen puheenjohtaja (tai muu hallituksen valitsema henkilö) tilaa Reumaliitosta ja jakaa edelleen hallituksen jäsenille vastattavaksi. Aikaa lomakkeen täyttämiseen kuluu noin 10-20min.
• Reumaliiton toimittama kooste (PowerPoint- ja PDF-muodoissa) yhdistyksen vastauksista sekä nostot vahvoista alueista ja kehittämiskohteista.
• Työstöpohja kehittämiskohteiden valintaa ja niissä etenemistä varten.
• Purkutilaisuuden (noin 2 h) mallieteneminen. Yhdistyksen hallitus toteuttaa tilaisuuden itsenäisesti.
• Palautekysely itsearvioinnin tilaajalle prosessin jälkeen.

Itsearvioinnin tilaaminen

Yhdistyksen puheenjohtaja (tai muu hallituksen valitsema henkilö) tekee tilauksen itsearvioinnista täältä:

Huom! Itsearvioinnin tilaaminen on mahdollista tammi-huhtikuussa sekä elo-marraskuussa. Kevään 2024 osalta tilauslomake on sulkeutunut 18.4. Tilauksia voi tehdä jälleen 15.8. alkaen.

Itsearvioinnin toteuttaminen

Reumaliitto toimittaa tilaajalle sähköpostitse linkin itsearviointiin kahden viikon kuluessa tilauksesta tammi–huhtikuussa sekä elo–joulukuun alku. Itsearviointi on sähköisesti täytettävä Webropol-lomake, kaikki vastaajat käyttävät samaa linkkiä. Vastaukset ovat anonyymeja, eli vastaajan henkilöllisyys ei tule esille missään vaiheessa, eikä sitä lomakkeessa kysytä.

Tilaaja lähettää linkin mahdollisimman pian kaikille yhdistyksen hallituksen jäsenille. Tällä hetkellä ainoastaan sähköinen lomake on käytössä, joten vastaajalla tulee olla käytössään oma sähköpostiosoite sekä tietokone tai mobiililaite, jossa on verkkoyhteys. Mikäli yhdistyksen jollain vastaajalla ei ole mahdollisuutta sähköpostin käyttöön, hän voi täyttää lomakkeen esimerkiksi hallituksen kokouksen tai muun tilaisuuden yhteydessä jonkun toisen henkilön älylaitetta käyttäen. Tässäkään tapauksessa lomakkeen täyttäjän henkilöllisyys ei tule ilmi. Tarvittaessa voi olla yhteydessä Jaana Sinervuo-Tarulaan: jaana.sinervuo-tarula@reumaliitto.fi, p. 044-5490 344.

Vastausaikaa on kaksi viikkoa (ellei tilaajan kanssa muuta sovita) siitä päivästä alkaen, kun linkki toimitetaan tilaajalle. Tilaajan kannattaa muistutella vastaamisesta ennen vastausajan päättymistä. Jotta itsearvioinnista saadaan mahdollisimman suuri hyöty yhdistykselle, on hyvä etukäteen kannustaa kaikkia vastaamaan sekä varmistaa, että linkki voidaan lähettää kaikille hallituksen jäsenille.

Itsearvioinnin vastauskooste

Vastausajan päätyttyä Reumaliitto toimittaa tilaajalle noin kolmen viikon kuluessa vastauskoosteen PowerPoint- ja PDF-muodoissa. Koosteen lisäksi aineistossa on nostettu esiin vastausten perusteella toiminnan vahvat osa-alueet sekä ehdotus kehittämiskohteista. Kyselylomakkeen avointen kysymysten vastaukset tuodaan aineistossa esiin sellaisinaan.

Purkutilaisuus ja vastausten läpikäynti hallituksessa

Vastauskooste vahvuuksineen sekä kehittämisehdotuksineen käydään yhdistyksen hallituksen kesken läpi yhteisessä purkutilaisuudessa. Purkutilaisuuden malli toimitetaan tilaajalle yhdessä vastauskoosteen kanssa. Tilaisuus on noin kahden tunnin pituinen ja sen aikana on tarkoitus tilaajan (tai jonkun muun hallituksen valitseman henkilön) johdattamana käydä vastauskooste sekä havaitut vahvuudet läpi yhdessä keskustellen.

Esitysaineiston kehittämisehdotusten pohjalta valitaan 1–3 asiaa, joihin yhdistys tulee keskittymään valitsemallaan aikajänteellä. Aineiston mukana toimitetaan tätä varten työstöpohja, jota voi käyttää sellaisenaan tai muokata sitä omiin tarpeisiin sopivammaksi. Yhdistys voi päätyä myös muihin kehittämiskohteisiin kuin mitä aineistossa on ehdotettu. Se voi myös päättää, että kehittämistoimiin ei tällä hetkellä lähdetä. Itsearvioinnin tekeminen ei siis sido tai velvoita yhdistystä mihinkään.

Yhdistys järjestää itse purkutilaisuuden Reumaliiton toimittamaa aineistoa ja materiaalia hyödyntäen. Purkutilaisuus on hyvä pitää mahdollisimman pian vastauskoosteen saapumisen jälkeen, noin kuukauden sisällä.

Palaute Reumaliittoon koko prosessista

Tilauksen tehneelle lähetetään palautekysely prosessin kulusta, pidetystä purkutilaisuudesta sekä koetusta hyödystä yhdistyksen toimintaan noin kolmen kuukauden päästä vastauskoosteen lähetyksen jälkeen. Vastaaminen auttaa prosessin kehittämistä edelleen, joten vastaaminen on ensiarvoisen tärkeää.

Saatujen vastausaineistojen käsittely Reumaliitossa

Kaikki vastaukset ovat anonyymeja prosessin joka vaiheessa. Vastaajan henkilöllisyys ei tule esille missään vaiheessa. Yhdistyksen itsearvioinnin tilaajalle lähetetään vastauskooste ainoastaan oman yhdistyksen itsearvioinnin vastauksista. Reumaliitto tekee säännöllisin väliajoin koosteen kaikkien itsearvioinnin tehneiden jäsenyhdistystensä vastauksista. Tämä auttaa liittoa kehittämään toimintaansa, tukeansa ja palveluitansa yhdistyksilleen. Koosteista ei tule esille yksittäisten yhdistysten vastauksia.