Ledning och utveckling av föreningen

Föreningen ska ha en styrelse som har i föreningens stadgar fastställda uppgifter, lagstadgade uppgifter, eventuella övriga uppgifter enligt lag samt övriga uppgifter.

Styrelsen ansvarar enligt lag för följande uppgifter:

• Föra en förteckning över medlemmar (föreningslagen 11§)
• Sammankalla till föreningsmöte (föreningslagen 20§)
• Företräda föreningen (föreningslagen 35§)
• Ha hand om föreningens bokföring och ekonomi (föreningslagen § 35)
• Överlämna föreningens egendom till konkurs (föreningslagen 61§)
• Underteckna bokslutet (bokföringslagen 3 kap. 7§)
• Se till att ett bokslut upprättas (revisionslagen 3 kap. 5§)
• Bistå verksamhetsgranskaren (föreningslagen § 38)
• Fungera som likvidator för den upplösta föreningen (föreningslagen 40§)

Ovan nämnda lagar hittar du här:

Föreningslagen, länk till Finlex webbplats

Bokföringslagen, länk till Finlex webbplats

Revisionslagen, länk till Finlex webbplats

Föreningens styrelse har många uppgifter utöver de som föreskrivs i lagar och stadgar. Bland annat följande:

• Sköta föreningens övriga representation
• Stödja frontlinjen
• Genomföra beslut
• Sköta löpande ärenden
• Kontrollera och leda intern verksamhet
• Övervaka föreningens beslut
• Ta initiativ för att utveckla föreningens verksamhet

Ordförandens roll
Ordföranden är föreningens viktigaste funktionär. Ordförandens uppgift är att ta hand om helheten, det vill säga att föreningen sköter sina grundläggande uppgifter. Ordföranden leder och övervakar samt utvecklar styrelsearbetet. Hen är även föreningens galjonsfigur, vars uppgifter består av representation, nätverkande och samarbete med olika intressenter. Ordföranden ansvarar tillsammans med styrelsen för att planera, utveckla och utvärdera verksamheten.

Det rekommenderas att ordföranden tillsammans med styrelsen kommer överens om en lämplig arbetsfördelning så att ingen belastas för mycket. En god ordförande kan ta tillvara den kompetens och entusiasm som styrelsens och föreningens medlemmar och frivilliga har och fördela uppgifter och ansvar efter aktörernas kompetens, intresse och möjligheter att avvara tid för föreningsarbetet. Att delegera och dela ansvar i lämpliga bitar hjälper också till att engagera och motivera aktörerna så att allt inte ligger på en person. Ordföranden föregår med gott exempel med sin egen entusiasm och sitt handlingssätt och skapar en öppen och uppskattande atmosfär i föreningen.

De uppgifter som inte är lagstadgade kan fördelas mellan föreningens ordförande och vice ordförande eller andra styrelsemedlemmar.

Ordförandens lagstadgade uppgifter definierade i föreningslagen

• Fungera som föreningens officiella namntecknare. Föreningens egna stadgar fastställer om ordföranden är föreningens namntecknare ensam eller tillsammans med en annan namntecknare.
• Ansvara för att anmälningar om föreningsverksamheten till föreningsregistret: Underteckna etableringsanmälan när en ny förening ska grundas. Anmäla stadgeändringar samt underteckna anmälan om ändring av styrelseordförande och namntecknare. Underteckna upplösningsanmälan som bör göras när föreningen ska upplösas.

De lagstadgade uppgifterna ovan sysselsätter inte ordföranden nämnvärt. I praktiken består föreningsordförandens uppgifter av att leda styrelsearbetet och sköta föreningens externa relationer. Nedan listas ordförandens övriga uppgifter. Många av dem är sådana som ordföranden kan (och rekommenderas) delegera till andra eller som man kan komma överens om att göra exempelvis i arbetspar.

Ordförandens övriga uppgifter

• I första hand ansvara för styrelsens verksamhet och solidariskt med styrelsen ansvara för föreningens verksamhet

• Leda styrelsearbetet: bereda beslut, sammankalla till och leda möten, fördela uppgifter och följa upp genomförandet av beslut
• Tillsammans med sekreteraren skriva föredragningslistor till möten och ansvara för att protokoll upprättas
• Vara galjonsfigur för föreningen
• Representera föreningen på olika tillställningar och i nätverk
• Se till att stadgeenliga uppgifter blir utförda
• Ansvara tillsammans med styrelsen för upprättande av ett förslag till årsberättelse.
• Tillsammans med kassören/bokföraren upprätta ett bokslutsförslag
• Godkänna fakturor.

Utbildningsstig

• Instruktioner av en eventuell tidigare ordförande

• Reumaförbundets styrelseskola
• Reumaförbundets Styrelseträffar (årligen)
• Reumaförbundets Organisationsdagar (vartannat år)
• Webbutbildningarna Vapaaehtoisjohtaja och Yhdistyskehittäjä (ung. frivilligledare och föreningsutvecklare) (Reumaförbundet och Studiecentralen Sivis)

• Kaffeträffar för ordförande i Reumaförbundets medlemsföreningar (på distans)

• Studiecentralen Sivis utbildningsutbud, bl.a. studiematerialet Yhdistystoimija (ung. Föreningsaktiv), god mötespraxis i föreningsverksamheten.

Läs mer om Sivis utbildningsutbud via denna länk

Läs mer om ämnet

Ordföranden bör åtminstone sätta sig in i följande: Föreningens egna stadgar, föreningens verksamhetsberättelse, verksamhetsplan, budget och bokslut i sin helhet och föreningslagen.

God förvaltning i styrelsen-rekommendationen hittar du via denna länk ( på finska)

Här får du hjälp

• Föreningens styrelse
• Reumaförbundets anställda
• Kaffeträffar för ordförande i Reumaförbundets medlemsföreningar
• Utbildningar
• Eventuella nätverk för organisationsverksamheten i kommunen/staden/välfärdsområdet.

Vice ordförandens uppgifter

Vice ordföranden uppgift är att vara ett stöd för ordföranden. Vice ordföranden är ordförandens ersättare när denna är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag. Vice ordföranden kan således sammankalla ett styrelsemöte och leda det. Till god sed hör att vice ordföranden bistår ordföranden i olika uppgifter enligt vad som beslutats i föreningens styrelse. Ordföranden och vice ordföranden kan sinsemellan dela på de uppgifter som hör till ordföranden. Därför är det bra om vice ordföranden sätter sig in i föreningens angelägenheter lika noggrant och omfattande som ordföranden.

Nedan finns en checklista till stöd för den nya ordföranden i uppdraget. Ordföranden behöver inte göra allt själv, det är bra att dela upp uppgifterna. Ordföranden ska emellertid leda styrelsearbetet.

• Diskutera med den tidigare ordföranden och ta reda på vilka ärenden som eventuellt blivit på hälft i den tidigare styrelsen.

• Läs noga igenom föreningens stadgar, årsberättelse och verksamhetsplan samt budget och bokslut.
• Sammankalla styrelsen till konstituerande möte.
• Skicka anmälan till Patent- och registerstyrelsens (PRS) föreningsregister om ändring av föreningens namntecknare.
• Se till att föreningens nya kontaktuppgifter uppdateras i Reumaförbundets Kilta-register. Föreningens medlemsansvarige och Reumaförbundet hjälper vid behov. Meddela de nya kontaktuppgifterna också till föreningens samarbetspartner.
• Anmäl ändringar i dispositionsrätter till banken. Du behöver ett protokollsutdrag från det styrelsemöte i vilket man beslutade om överföringen av dispositionsrätten till nya personer. Kom även ihåg att ta bort de tidigare aktörernas dispositionsrätter.
• Se till att den nya styrelsens e-postlista eller annan kontaktlista t.ex. på WhatsApp uppdateras.
• Se till att de ändrade kontaktuppgifterna uppdateras på föreningens www-sida och sociala medier.
• Repetera och gå igenom föreningens stadgar, verksamhetsplan och budget med styrelsen.
• Diskutera och ta beslut i styrelsen om arbetsfördelningen. Vem sköter vad?
• Kom i styrelsen överens om gemensamma spelregler, t.ex. hur ofta ni ska sammanträda och hur. Kom även överens om hur ni för en dialog och skapar och upprätthåller en god stämning i styrelsen. Här kan ni ta hjälp av Reumaförbundets hustavla vid namn Tio rejäla spelregler och Reumaförbundets självutvärderingsverktyg.
• Vidarebefordra den tidigare styrelsens viktiga papper, uppgifter och färdigheter till den nya.
• Gör en årsklocka för ert styrelsearbete tillsammans. Ni kan använda Reumaförbundets årsklocka som mall.
• Se till att styrelsen sammanträder tillräckligt många gånger per år och att protokoll upprättas för varje möte och att dessa arkiveras på tillbörligt sätt. Protokollet blir officiellt först när det har justerats och undertecknats och det beskriver vad man beslutat om på mötet och hur man ska agera.
• Uppmuntra styrelsen och föreningsaktiva att delta, och delta även själv i Reumaförbundets verksamhet och utbildningar. Bekanta er till exempel med de utbildningar som Studiecentralen Sivis ordnar.

Sekreterarens roll

Sekreteraren och ordföranden i föreningen bildar oftast ett arbetspar. Sekreterarens uppgifter nämns inte i föreningslagen, men oftast består de av skriftliga och praktiska uppgifter. Styrelsen väljer sekreterare enligt föreningens stadgar antingen inom sig eller utom sig.

Sekreteraren har en central roll för att föreningen ska fungera väl. Arbetsfördelningen mellan ordföranden och sekreteraren beror på den rådande verksamhetskulturen och på de arbetsmetoder man har i föreningen sedan tidigare. För att arbetet ska löpa smidigt och för att bevara den goda stämningen rekommenderas det att man för en öppen diskussion om arbetsfördelningen när personer byts ut, samt att då och då ta upp frågan igen för att kontrollera om arbetsmetoderna behöver uppdateras.

Nedan listas sekreterarens vanligaste uppgifter. Det kan finnas föreningsspecifika skillnader i uppgifterna. Det viktigaste är att ni i er egen föreningar har kommit överens om en klar uppgiftsfördelning. Det underlättar arbetet för var och en av er och gör arbetet angenämt.

Sekreterarens uppgifter

• Tillsammans med ordföranden förbereda möten, skriva föredragningslistor/dagordningar samt möteskallelser
• Skriva mötesprotokoll
• Bistå ordföranden på möten, verka som sekreterare på styrelsemöten
• Sköta om arrangemang kring möten
• Göra nödvändiga anmälningar till myndigheter och Reumaförbundet tillsammans med ordföranden
• Utarbeta förslag till årsberättelse och verksamhetsplan tillsammans med ordföranden
• Arkivera dokument på behörigt sätt
• Andra administrativa uppgifter, t.ex. statistikföring, kopiering, postning, korrespondens
• Skriva meddelanden, ansökningar och andra dokument och sända dem till berörda parter
• Eventuella andra uppgifter som man kommit överens om i föreningen.

Utbildningsstig

• Instruktioner av en eventuell tidigare sekreterare

• Reumaförbundets styrelseskola
• Reumaförbundets Styrelseträffar (årligen)
• Reumaförbundets Organisationsdagar (vartannat år)
• Webbutbildningen Yhdistyskehittäjä (ung. föreningsutvecklare) (Reumaförbundet och Studiecentralen Sivis)
• Träffar för sekreterare i Reumaförbundets medlemsföreningar på Teams
• Studiecentralen Sivis utbildningsutbud, bl.a. studiematerialet Yhdistystoimija (ung. Föreningsaktiv), god mötespraxis i föreningsverksamheten.

Läs mer om ämnet

Sekreteraren bör åtminstone sätta sig in i följande: Föreningens egna stadgar, föreningens årsberättelse, verksamhetsplan, budget och bokslut i sin helhet och föreningslagen. Sekreteraren bör även sätta sig in i arkiveringsanvisningarna (LINKKI) och dataskyddsmaterial (LINKKI) på Reumaförbundets webbplats.

Här får du hjälp

• Föreningens styrelse
• Reumaförbundets anställda
• Träffar för sekreterare i Reumaförbundets medlemsföreningar
• Utbildningar

• Eventuella nätverk för organisationsverksamheten i kommunen/staden/välfärdsområdet.

Kassörens roll

Kassören är en stadgeenlig funktionär i föreningens styrelse som styrelsen väljer inom sig eller utom sig. Om kassören väljs utanför styrelsen, har hen endast yttranderätt på styrelsemöten, ingen rösträtt.

Kassören har tillsammans med ordföranden ansvar för att förvalta föreningens tillgångar och penningärenden i praktiken. Kassören sköter föreningens ekonomiska tillgångar (bankkonto, handkassa, likviditet, eventuell uppföljning av ränteintäkter).

Kassören och ordföranden har oftast dispositionsrätt till föreningens bankkonto. Kassören öppnar och stänger bankkonton på beslut av styrelsen. På styrelsemöten rapporterar kassören om föreningens ekonomi med överenskomna intervaller. Kassören ansvarar för föreningens bokföring. Om till exempel en bokföringsbyrå har hand om bokföringen, ser kassören till att alla verifikat för inbetalningar och utbetalningar finns kvar och är korrekta. Kassören förbereder ett budget- och bokslutsförslag tillsammans med ordföranden.

Kassörens uppgifter

• Sköta föreningens betalningsrörelse
• Sköta bokföringen eller vara kontaktperson mot bokföringsbyrån (om en bokföringsbyrå sköter bokföringen)
• Ansvara för förvaring och arkivering av bokföringen och verifikat
• Sköta handkassan och bankkontot/-konton
• Göra ett utkast till bokslut tillsammans med ordföranden
• Upprätta en budget tillsammans med ordföranden
• Följa med budgeten och hålla styrelsen uppdaterad
• Upprätta ett utkast till skattedeklaration (om föreningen måste upprätta en sådan) samt anmäla till inkomstregistret om eventuella ersättningar.

Utbildningsstig

• Instruktioner av en eventuell tidigare kassör

• Reumaförbundets styrelseskola
• Träffar för kassörer i Reumaförbundets medlemsföreningar på Teams

• Studiecentralen Sivis utbildningsutbud, bl.a. god mötespraxis i föreningsverksamheten och studiematerialet Yhdistystoimija (ung. Föreningsaktiv), specifikt avsnittet om ekonomiförvaltning.

Läs mer om ämnet

Kassören bör åtminstone sätta sig in i följande: Föreningens egna stadgar, föreningens årsberättelse, verksamhetsplan, budget och bokslut i sin helhet.

Följande lagar är till nytta för en kassör:

Föreningslagen, länk till Finlex webbplats

Bokföringslagen, länk till Finlex webbplats

Bokföringsförordningen, länk till Finlex webbplats

Revisionslagen, länk till Finlex webbplats

Lagen om penninginsamlingar, länk till Finlex webbplats

Inkomstregistret, länk till webbplatsen

Inkomstskattelagen, länk till Finlex webbplats

Lotterilagen, länk till Finlex webbplats

Läs också:
Eurot ojennukseen – Yhdistyksen talousopas, PDF (Ossi Viljakainen, KSL ry) (på finska)

Beskrivningen kommer senare

Beskrivningen kommer senare

• Nedan finns en förteckning över andra eventuella ansvarspersoner i föreningens verksamhet. Föreningen kan även ha andra ansvarspersoner eller roller utsedda av styrelsen.
• Bokförare
  Upprättar föreningens bokföring enligt bokföringslagen och en budget och ekonomiplan tillsammans med kassören/ordföranden
• Revisor/verksamhetsgranskare
  Föreningsmötet utser revisorer/verksamhetsgranskare årligen. Enligt stadgarna 1–2 revisorer/verksamhetsgranskare och ersättare. Dessa kan inte vara styrelsemedlemmar och inte heller släktingar till styrelsemedlemmar.
  Granskar föreningens årsberättelse och bokföring.
  Ger ett skriftligt utlåtande om lagligheten i föreningens verksamhet utifrån vilken föreningsmötet kan bevilja styrelsen ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret.
• Kommunikationsansvarig
• Ansvarig för påverkansarbete och/eller intressebevakning
• It-kamratstödjare
• Ansvarig för verksamhet för barn/unga
• Samordnare av verksamhet för reumabarns föräldrar
• Postmottagare